Vytvoření kontingenční tabulky v aplikaci Excel

Excel je výkonná kancelářská aplikace, která umožňuje provádět nejsložitější výpočetní výpočty, systematizovat informace, vytvářet analytické výpočty. Bohužel mnoho uživatelů, kteří nerozumí složitostem aplikace Excel, ji používají pouze jako jednoduchý kalkulační nástroj jako kalkulačka.

V rekordně krátké době je možné analyzovat prezentované informace spolu s číselnými ukazateli, provádět na nich efektivní manažerská rozhodnutí, pomáhat kontingenční tabulce v Excelu a jak ji lze snadno pochopit čtením doporučení pokročilých uživatelů.

Postup pro vytvoření automatické sestavy

Kontingenční tabulka je vytvořena s použitím stávající tabulky jako základu, kterým může být produkt Excel nebo jiná databáze.

Pokud se uživatel rozhodl projít úvodním kurzem, jak vytvořit kontingenční tabulku v Excelu, pak je pro něj lepší praktikovat tabulkovou verzi vytvořenou touto kancelářskou aplikací. Po zvládnutí základů tvorby kontingenčních tabulek v aplikaci Excel můžete přejít na pokročilejší možnosti, kdy jsou indikátory získány načtením z dokumentů vytvořených zcela odlišnými aplikacemi.

Základní požadavky

Existuje řada povinných požadavků, jinak nebude souhrnná tabulka provádět úkoly, na které se uživatel spoléhá.

Hlavním požadavkem je, aby všechny údaje musely být zadávány ve formě tabulky, na jejímž vrcholu je samozřejmě natažena záhlaví (s názvy označených sloupců).

Prázdné řádky a sloupce by navíc měly být zcela vyloučeny. Mimo tabulku by neměly být v řádcích nebo sloupcích vedle použité plochy uvedeny žádné poznámky a cizí záznamy.

Je žádoucí, aby všechny buňky tabulky měly také zadaná data, pokud je to možné, je třeba se vyhnout prázdným buňkám, protože to může nepříznivě ovlivnit systematizaci a následnou analýzu informací.

V aplikaci Excel často uživatelé kombinují několik buněk. Pokud potřebujete vytvořit souhrnné zprávy, budete se muset takovému sloučení vyhnout. Je nepřijatelné skrýt řádky nebo sloupce, které podle názoru uživatele nejsou v této situaci důležité.

Pokyny pro tvorbu

Poté, co uživatel splní všechny výše uvedené požadavky, můžete přistoupit k dalším akcím, což vám umožní pochopit, jak vytvořit souhrnnou tabulku v aplikaci Excel.

Nejprve musíte najít první buňku, která se nachází bezprostředně pod tabulkovým záhlavím, a aktivovat ji. K tomu musíte umístit kurzor myši na tuto buňku a kliknout na levé tlačítko.

Poté v hlavním menu přejděte na záložku „Vložit“, po které se objeví její podnabídka, mezi níž bude ikona s názvem položky „Kontingenční tabulka“. Kliknutím na něj aktivujete průvodce pro vytvoření souhrnných sestav, pomocí kterých bude mnohem snazší vytvořit tabulkovou analytickou zprávu.

V dialogovém okně, které se objeví, vás editor tabulkového procesoru požádá o rozsah, který má být analyzován. Průvodce jej nejčastěji určuje správně, takže nebudou nutné žádné změny.

Musíte také určit, kde chce uživatel vytvořit souhrnný přehled:

  • na stejném listu, kde jsou hlavní ukazatele;
  • na novém listu.

Ve většině případů se doporučuje uchýlit se k druhé možnosti, pak nedojde k nejasnostem, protože je snazší analyzovat obdržené informace.

Když se obrátíme na nový list, uživatel zde nalezne oblast pro tabulku a také seznam platných polí. Po rozhodnutí o tom, které konkrétní indikátory by měly být analyzovány, by měl uživatel myší přetáhnout vybraná pole v oblastech „Filtr“, „Sloup“. Tímto způsobem bude možné vytvořit sloupce souhrnné zprávy.

Řádky jsou dále kresleny přesně stejným způsobem přetažením požadovaných polí myší. Pokud existuje několik řádků, je důležité určit, která by měla být nahoře a která dole. Řádky můžete uspořádat nejprve ve stejném pořadí a sledovat, jak je to pohodlné, jak dobře se budou zobrazovat souhrnné informace. Pokud je obtížné analyzovat data na tomto místě, pak je vše snadno opraveno - stačí držet určité pole myší a pohybovat nahoru nebo dolů.

Závěrem lze říci, že zbývá učinit poslední oblast souhrnné zprávy hodnot. Pole, které je klíčem k analýze, například celková hmotnost, celkové množství, je do ní přeneseno.

Pokud se vše provádí přesně podle instrukcí, zobrazí se v této fázi analytická zpráva. Když jsou zjištěny chyby, stačí přepnout pole, aktualizovat data a tabulka bude automaticky znovu vytvořena.

Použití souhrnných zpráv

Uživatel se rozhodne vytvořit kontingenční tabulku, pokud bude nutné často se uchýlit k analytickým činnostem. V tomto ohledu je užitečné vědět, že tabulka je vybavena filtrem, který umožňuje systematizovat data podle zadaných kritérií.

Použití filtru

Pro začínající uživatele je užitečné vědět, jak aktualizovat kontingenční tabulku v aplikaci Excel a jak provést dotaz na základě seskupení dat.

Aktualizace dat v kontingenční tabulce je důležitá, pokud uživatel provedl nějaké změny v hlavní tabulce. Chcete-li aktualizovat data, měli byste kliknout myší v tabulkovém prostoru a vyvolat další nabídku. Je snadné najít položku "Aktualizovat" a automaticky ji aktualizovat.

Velmi důležité je také použití filtru v souhrnných zprávách. Velmi často se zaznamenávají denní údaje zaměstnanců a zaměstnanec odpovědný za analytické zprávy musí analyzovat data za čtvrtletí nebo půl roku.

Jen k vyřešení tohoto problému pomáhá filtr. Opět není potřeba nic složitého. Stačí kliknout myší na libovolné datum (kliknout pravým tlačítkem myši), v kontextovém menu vybrat „Group“ a následně dialog, ve kterém můžete definovat přijatelné metody seskupování. Poté bude tabulka automaticky přestavěna, výrazně zmenšena, a proto bude mnohem snazší analyzovat data.

Je tedy snadné vytvořit kontingenční tabulky, pokud nejprve praktikujete na jednoduchém stole, dodržujete všechny požadavky a zadáváte správná data. Po zvládnutí těchto dovedností uživatel velmi rychle pocítí výhody, protože data budou analyzována v krátkém časovém období spolu s absolutní přesností.