Hlavním účelem tohoto programu je vytvořit a pracovat s databázemi, které mohou být svázány jak pro malé projekty, tak pro velké podniky. S ním bude vhodné spravovat data, upravovat a ukládat informace.
Aplikace Microsoft Office Suite - Access - slouží k práci s databázemi.
Vytvoření nové databáze
Před zahájením práce budete muset vytvořit nebo otevřít existující databázi.
Otevřete program a přejděte do hlavního menu kliknutím na příkaz "Soubor" a tam vyberte položku "Vytvořit". Vytvoření nové databáze vám nabídne prázdnou stránku, ve které bude mít jednu tabulku, nebo webovou databázi, která vám umožní používat vestavěné nástroje programu, například publikace na Internetu.
Kromě toho, aby se maximalizovalo vytvoření nové databáze, uživatel má na výběr šablony pro vytvoření databáze, která je zaměřena na konkrétní úkol. Mimochodem, to vám může pomoci rychle vytvořit nezbytnou formu tabulky, aniž by se vše nastavovalo ručně.
Vyplnění databáze informacemi
Po vytvoření databáze je nutné ji vyplnit příslušnými informacemi, jejichž struktura by měla být předem zvážena, protože funkčnost programu vám umožňuje pořizovat data v několika formách:
- Nejvhodnějším a nejběžnějším typem strukturování informací je nyní tabulka. Díky svým možnostem a vzhledu se tabulky v aplikaci Access příliš neliší od tabulek v aplikaci Excel, což výrazně zjednodušuje přenos dat z jednoho programu do druhého.
- Druhým způsobem zadávání informací jsou formuláře, které jsou poněkud podobné tabulkám, poskytují však více vizuálního zobrazení dat.
- Pro výpočet a zobrazení informací z databáze jsou k dispozici zprávy, které umožňují analyzovat a vypočítat například vaše příjmy nebo počet protistran, se kterými pracujete. Jsou velmi flexibilní a umožňují provádět jakékoli výpočty v závislosti na zadaných datech.
- Příjem a třídění nových dat v programu probíhá prostřednictvím požadavků. S jejich pomocí můžete najít konkrétní data mezi několika tabulkami, stejně jako vytvářet nebo aktualizovat data.
Všechny výše uvedené funkce jsou umístěny na panelu nástrojů v záložce "Vytvořit". Zde si můžete vybrat přesně, který prvek chcete vytvořit, a pak v otevřeném „Constructor“ upravit.
Vytvoření databáze a import informací
Po vytvoření nové databáze je jedinou věcí, kterou uvidíte, prázdná tabulka. Můžete to udělat ručně nebo jej vyplnit kopírováním nezbytných informací z Internetu. Mějte na paměti, že každá informace, kterou přispějete, by měla být umístěna do samostatného sloupce a každá položka by měla mít osobní řádek. Mimochodem, sloupce mohou být přejmenovány, aby lépe procházely jejich obsahem.
Pokud jsou všechny informace, které potřebujete, v jiném programu nebo zdroji, program vám umožní nastavit import dat.
Všechna nastavení importu jsou umístěna na samostatné záložce v ovládacím panelu, která se nazývá „Externí data“. Zde jsou v oblasti „Import a připojení“ uvedeny dostupné formáty, včetně dokumentů Excel, Access, textových a XML souborů, internetových stránek, složek aplikace Outlook atd. Po výběru požadovaného formátu, ze kterého budou informace přeneseny, budete potřebovat určete cestu k umístění souboru. Pokud je umístěn na libovolném serveru, program bude vyžadovat zadání adresy serveru. Při importu se setkáte s různými nastaveními, která jsou navržena tak, aby správně přenesla data do aplikace Access. Postupujte podle pokynů programu.
Klíčové klíče a relace tabulky
Při vytváření tabulky program automaticky přidělí každou položku jedinečným klíčem. Ve výchozím nastavení má sloupec názvů, který se rozšiřuje, když jsou přidána nová data. Tento sloupec je primární klíč. Kromě těchto základních klíčů může databáze obsahovat také pole související s informacemi obsaženými v jiné tabulce.
Máte například dvě tabulky obsahující související informace. Například se nazývají "Den" a "Plán". Výběrem pole „Pondělí“ v první tabulce jej můžete přiřadit k libovolnému poli v tabulce „Plán“, a když přejdete kurzorem na jedno z těchto polí, zobrazí se informace a související buňky.
Tyto vztahy usnadní čitelnost vaší databáze a jistě zvýší její pohodlí a efektivitu.
Chcete-li vytvořit vztah, přejděte na kartu „Práce s databázemi“ a v oblasti „Vztahy“ vyberte tlačítko „Datové schéma“. V zobrazeném okně uvidíte všechny zpracovávané databáze. Je třeba poznamenat, že databáze musí obsahovat speciální pole pro cizí klíče. Pokud chcete zobrazit den v týdnu nebo číslo v druhé tabulce, nechte pole prázdné a volejte Den. Také nakonfigurujte formát polí, protože by měl být stejný pro obě tabulky.
Po otevření dvou tabulek přetáhněte pole, které chcete propojit, do speciálně připraveného pole pro cizí klíč. Zobrazí se okno "Edit Relationships", ve kterém uvidíte samostatně vybraná pole. Chcete-li zajistit, aby se data v obou souvisejících polích a tabulkách změnila, zaškrtněte políčko „Zajištění integrity dat“.
Tvorba a typy požadavků
Požadavek je akce v programu, díky které může uživatel upravovat nebo zadávat informace do databáze. Ve skutečnosti jsou požadavky rozděleny do dvou typů:
- Volitelné požadavky, díky kterým program získá určité informace a provede na něm výpočty.
- Požadavky na akce, které přidají informace do databáze nebo ji odstraní.
Zvolením "Průvodce dotazem" v záložce "Vytvořit" program provede proces vytváření specifického typu dotazu. Postupujte podle pokynů.
Žádosti mohou velmi pomoci při organizaci dat a vždy odkazovat na konkrétní informace.
Můžete například vytvořit volební požadavek pro určité parametry. Chcete-li zobrazit informace o určitém datu nebo dni tabulky Den za celé časové období, můžete nastavit podobný dotaz. Vyberte "Query Designer" a v něm tabulku, kterou potřebujete. Ve výchozím nastavení bude požadavek volitelný, je jasné, zda se na panelu nástrojů zobrazí tlačítko „Výběr“, které je zde zvýrazněno. Chcete-li, aby program hledal přesné datum nebo den, který potřebujete, najděte řádek „Podmínka výběru“ a zadejte frázi [jaký den?]. Nezapomeňte, že dotaz musí být umístěn ve čtvercových ramenech [] a zakončen otazníkem nebo dvojtečkou.
To je jen jedna z možností pro používání dotazů. S jejich pomocí můžete také vytvořit nové tabulky, vybrat data podle kritérií atd.
Upravit a používat formuláře
Díky použití formulářů bude uživatel moci snadno zobrazit informace pro každé pole a přepínat mezi existujícími položkami. Díky dlouhodobému vstupu zjednodušuje používání formulářů práci s daty.
Otevřete záložku „Vytvořit“ a najděte položku „Formulář“ klepnutím na tlačítko, na kterém se zobrazí standardní formulář, založený na datech tabulky. Zobrazená pole s informacemi podléhají všem druhům změn, včetně výšky, šířky atd. Vezměte prosím na vědomí, že pokud jsou v tabulce vztahy, uvidíte je a můžete je znovu nakonfigurovat ve stejném okně. Ve spodní části programu uvidíte šipky, které vám umožní otevřít každý sloupec tabulky v pořadí, nebo okamžitě přejít na první a poslední. Každý z nich je nyní samostatnou položkou, jejíž pole můžete upravit kliknutím na tlačítko "Přidat pole". Takto upravené a zadané informace budou zobrazeny v tabulce a ve všech tabulkách k ní připojených. Po nastavení formuláře jej musíte uložit stisknutím kombinace kláves "Ctrl + S".
Vytvoření sestavy
Hlavním účelem zpráv je poskytnout uživateli souhrnné shrnutí tabulky. Report můžete vytvořit naprosto libovolně, v závislosti na datech.
Program vám umožňuje vybrat typ přehledu a vybrat si z několika možností:
- Zpráva - bude vytvořen automatický report s využitím všech informací uvedených v tabulce, data však nebudou seskupena.
- Prázdná zpráva je prázdný formulář, data, ze kterých si můžete vybrat z požadovaných polí.
- Průvodce sestavou - pomůže vám projít procesem vytváření sestavy a seskupit a formátovat data.
V prázdném přehledu můžete přidávat, odstraňovat nebo upravovat pole, vyplňovat je nezbytnými informacemi, vytvářet speciální skupiny, které pomohou oddělit určitá data od ostatních a mnoho dalšího.
Nahoře jsou všechny základy, které vám pomohou vyrovnat se a přizpůsobit program Access pro sebe, jeho funkčnost je však poměrně široká a poskytuje více doladění funkcí, o nichž se zde diskutuje.